业财一体化之电子发票管理

  在日常的工作和生活中，我们都可能接触到发票。那么，你是否了解发票是什么？这篇文章里，作者对发票进行了简要介绍，并分析了全电发票管理流程，一起看一下。

  工作中普通员工接触到发票的场景是这样的，某日去外地出差，需要走个出差申请说明事由和行程安排，整个行程会涉及到打车往返交通枢纽，乘坐火车/高铁/飞机，目的城市住宿，出行，招待等。过程中需要收集打车发票，住宿发票和餐饮发票等，这些发票有纸质，电子，有专用发票和普通票，样式规格各不相同，财务要求必须有发票才能报销相关联的费用，假如没有发票不予报销，或者扣除税额后给予报销。

  下面，笔者介绍一些关于发票的基本知识，企业的发票管理流程，重点介绍电子发票管理（电子发票和全电发票）。

  发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

  电子发票是数据电文载体的发票，和纸质发票具有相同效用，包括增值税电子普通发票，增值税电子专用发票和全面数字化的电子发票。

  发票发展是跟随税收改革步伐，发票是征税的重要依据，税收和发票紧密相关，目前税收管控正在从以票控税到以数治税过渡，发票发展经历纸质发票-电子发票-数字发票三个主要阶段。

  增值税专用发票：包含增值税电子专用发票，是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关法律法规据以抵扣增值税进项税额的凭证。

  增值税普通发票：(含电子普通发票、卷式发票、通行费发票)：是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。

  机动车销售统一发票：凡从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。

  二手车销售统一发票：二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。

  增值税专用发票不仅是购销双方收付款的凭证，而且还可以用作购买方（增值税一般纳税人）扣除增值税的凭证，而增值税普通发票不能抵扣进项税。

  全面数字化发票（简称数电票）主要有16种，笔者收集了几种常用较为重要的票样。

  消售方（企业）对所在地税务局提出发票开具申请电子税务局或线下税务大厅窗口，税务局根据公司所属行业，营业范围和企业规模核定公司能够开具发票种类，开票数量，单张开票额度。

  税务局将企业信息、专用CA证书，核定票种，可开发票等信息写入税控设备。常见税控设备航天信息金税盘，俗称白盘，百旺金赋的税控盘，俗称黑盘，税局税务Ukey。

  税局有一套标准的商品对应税收分类编码，企业销售的商品需要与之对应，主要包含税收分类编码，分类简称，规格，单价，税率等信息。

  购买方向销售方索取发票，当面索取，客服申请，扫描开票，基于订单申请开票等方式提供企业/个人名称，纳税人识别号，地址、联系方式，开户行及账号，说明票种，开票金额，多笔交易可以合并开票，当金额超过单张发票金额上限时需要分拆开票。

  销售方根据交易订单或合同，账单给收款凭证，结合购买方开票需求沟通给其开具对应发票。

  官网开票：企业规模比较小无开票系统可直接登录税局实现单张开票或批量导入开票；

  集成开票：若企业ERP与相关开票平台集成（航天信息或百旺金赋）可在后台提交开票请求，API接口调用三方开票能力进行开票。

  购方在接收到发票后通常会进行费用报销，需要录入发票信息，录入方式有OCR识别，扫描，手工录入等方式。

  对已接收到发票按照发票编码或发票号码进行查重以防重复报销，验证发票真伪和状态。

  发票用途入账确认，增值税专用发票能够直接进行进项税抵扣销项税，达到增值额报税的目的。

  每月15日号之前需要将税盘数据与税局底账库数据作比对，如果不一致将暂定开票功能。此工作统称为抄报税

  购买方退货、部分退货、交易中止、销售折扣或发票信息开错等场景需要对开具发票进行作废或红冲，抵消蓝字发票金额。

  企业或个人在注册电子发票服务平台账户通过实名认证后，税务局会依据税收风险程度、纳税信用级别、实际经营情况等因素，确定初始开具金额总额度。该额度根据真实的情况申请调整。项目分类设置：

  项目分类就是商品税务分类编码，税局有一套标准的商品对应税收分类编码，企业销售的商品需要与之对应，主要包含税收分类编码、分类简称、规格、计量单位、单价，税率等信息

  设置购买方开票基础信息，企业名，统一社会信用代码（税号），联系人，地址，电话、开户行，账户，邮箱等信息。

  销售方开具发票后购买方可在税务数字账户获取到对方开具全面电子发票，如果接收者为个人账户未进行实名认证时，需主动交付二维码下，邮件发送，及时通讯发送发票文件（OFD、PDF和XML文件）或链接。

  全面数字化发票无需申请税控设备（金税盘，税控盘，税务Ukey）等税务设备就可以实现开票。

  全面数字化发票实行期间内开票总额度控制，不在限制开票账数，单张的最大金额。

  全面数字化发票除了支持短信、邮件等常规交付方式，还统一发票账户体系实现税务数字账户打通，自动交付，开票即交付。

  对于小企业月度开票不多能够最终靠登录电子税务局，航天或百旺系统开具电子发票，大中型集团公司开票数多，进行人工开票效率、效率非常低，且容易出错，纠错操作繁琐。大量发票需要查重验证工作量大。由此可见，大中型公司实现发票管理数字化非有必要的。

  目前，全面数字化电子发票正在全国范围内推广，大量企业已接入电子发票，或正在接入全面数字化电子发票，目前是双轨并行，未来会逐步切换到全面数字化电子发票，对于交易量比较大，考票频次高可优先考虑接入乐企数字开放平台，有一定研发技术能力的企业，可优先考虑实现税企直连。

  中小企业建议集成服务商接入乐企平台，但需要支出一定费用，省去技术维护成本。电子发票管理的核心是与企业交易、采购、结算和报销等系统集成，实现开票申请、交付自动化，发票查验等核心功能，乐企有近40个一次性全部接入成本比较高，建议先接入核心功能，其他功能后续有需要在逐步接入。